Опыт проектирования складских систем

Вопрос:
Склад стал головной болью для нашей фирмы! Главным пунктом повестки дня еженедельной оперативки. Короче говоря, надо что-то делать со складом. То ли новый строить, то ли существующий реконструировать? Однако совет директоров вполне здраво задает вопросы по существу - А как выбрать вариант решения этой проблемы? Где взять современный проект склада? Сколько это будет стоить всего? Когда окупятся вложения? Каковы будут эксплуатационные расходы? Посоветуйте, пожалуйста, что делать?

Современный уровень бизнеса предъявляет все более жесткие требования к эффективности всей цепочки перемещения продукции - от производителя до предприятий розничной торговли. Растущая конкуренция требует максимального уменьшения затрат на всех этапах производства и дистрибьюции товаров. Эти проблемы обычно решаются на уровне разработки и реализации различных логистических схем для предприятий и объединений производителей и оптовой торговли.

Однако существует целая область, которой традиционно уделялось меньшее внимание - это склады предприятий и дистрибутивных центров. Эта область т.н. "внутренней логистики" и руководители предприятий чаще всего считают, что это не объект для основного внимания и уж, тем более, не адрес для затрат из всегда напряженного бюджета предприятия.

Основанием для такой оценки является довольно расхожее мнение: "Но ведь склад и так работает!". Вопрос о реконструкции склада или же о строительстве нового возникает только тогда, когда становится абсолютно ясно, что имеющийся склад не только тормозит рост производства и сбыта продукции, но и создает накладные расходы на обработку грузопотоков, которые фактически делают продукцию или же услуги по ее хранению и обработке неконкурентоспособными!

Строительство нового складского комплекса или же реконструкция существующего - капиталоемкий и длительный процесс. Любая ошибка, допущенная в процессе расчета грузопотоков, создания технологии их обработки и проектирования складского комплекса; при выборе поставщиков оборудования может привести к значительным финансовым потерям компании и, как худший вариант, к невозможности обеспечения складом требований растущего бизнеса. При этом нет смысла заниматься оптимизацией логистических схем работы предприятия на рынке; внедрять дорогостоящие программные комплексы для управления товарными запасами - эти мероприятия могут просто "упереться" в ограничения по возможностям переработки грузопотоков!

К сожалению, имеющийся у нас опыт взаимоотношений с заказчиками при обсуждении проекта склада не дает повода для излишнего оптимизма. Чаще всего заказчик появляется в нашем офисе тогда, когда он либо уже приобрел участок земли под строительство, либо купил здание. Ему уже пора приступать к разработке архитектурно - планировочных решений и проходить массу согласующих и разрешительных инстанций нашей "ну, о-о-о-чень бюрократической системы", но у него нет основного - планировок склада, проекта технологии переработки грузопотоков, расчета потребного количества персонала и подъемно- погрузочной техники, "привязки" здания склада к имеющемуся участку.

Чаще всего заказчик в такой ситуации просит: "Нарисуйте мне планировочку!". И когда мы отвечаем, что "планировочка" появляется как результат достаточно сложного процесса расчетов и проектирования технологии, на стол выкладывается главный аргумент: "Да мне уже надо условия подключения согласовывать!".

Что же надо предпринять, чтобы не оказываться в такой патовой ситуации? Необходимо своевременно заказать "Эскизный проект склада" и "Техническое задание на проектирование". Своевременно - это значит не менее, чем за 2 - 3 месяца до этапа согласований и передачи заказа в проектный институт! При проектировании складского комплекса надо всегда учитывать, что основой проекта являются знания о характеристиках товаров, грузопотоках и выбранная технология и техника для их обработки, а вовсе не здание. Здание должно быть "колпаком" для технологии, а не наоборот! Этот тезис не меняется, даже если для склада используется существующее здание. Просто параметры здания становятся ограничениями для технологии!

Наш опыт создания складских комплексов привел к разработке особой методологии и специального математического аппарата для проектирования складов - Системы автоматизированного проектирования <МАГ>.

Прежде всего, заказчик под нашим контролем проводит подготовку ретроспективной исходной информации о товарных потоках за некоторый период работы предприятия. Основной задачей является анализ спроса на каждый товар, находившийся в обороте за анализируемый период, и определение динамики товарных запасов в разрезе как отдельных товаров и ассортиментных групп, так и всего склада в целом. Опираясь на эти данные, можно спрогнозировать изменение логики управления товарными запасами предприятия и бизнеса в целом на ближайшие несколько лет.

Такой прогноз дает возможность смоделировать перспективные товарные потоки и потребные объемы хранения товаров. На этом этапе необходимо, опираясь на данные о геометрии каждого конкретного товара, произвести статистический анализ основных размеров товаров и их упаковок по ассортиментным группам, что, в свою очередь, дает возможность спроектировать места хранения и обработки товаров. Это крайне важный этап! Заказчик должен знать о своем товаре не только его название, но и его геометрические размеры, стандарт упаковки, уровень вложенности упаковок, количество упаковок на паллете и т.д.

В зависимости от методов обработки грузопотоков выбирается конструкция мест для хранения, отбора и комплектации товаров. Диапазон очень широк: от тривиального напольного хранения до гравитационных стеллажей; от ручной тележки сборщика заказов до сложных конвейерных систем. Спроектировав конструкцию и рассчитав потребное количество мест, можно приступать к разработке планировки для их размещения. Как правило, разрабатывается несколько планировок под различные технологии. Для каждого варианта технологии и планировки подбираются необходимые типы подъемно - погрузочной техники и разрабатывается имитационная модель технологии. На ней рассчитывается количество техники и операторов, необходимых для обработки потоков товаров. Критерии весьма просты - на каждой операции технологии должны быть минимальные очереди; зоны склада не должны переполняться товарами во время их перемещения и, наконец, загрузка подъемно - погрузочной техники и операторов не должна быть меньше 70 - 80%.

На этапе выбора той или иной технологической концепции определяется тип системы автоматизированного управления ею и подбирается необходимая техника для информационной технологии IT - техника. Иногда заказчики пытаются "забыть" об этом, полагая, что главное - это стеллажи и погрузчики, а для размещения товаров и подбора заказов достаточно использовать бумажные документы, как это и делалось раньше. Крайне опасное заблуждение! В итоге это приводит к хаосу на складе.

И, наконец, вся полученная информация вводится в математическую модель, которая просчитывает капитальные и эксплуатационные затраты для данного варианта технологии. Т.е. мы получили инструменты сравнения различных решений конструкции склада и можем выбрать оптимальную. Технология проектирования построена таким образом, что можно всегда вернуться к исходным значениям и просчитать новый вариант!

Описанная технология проектирования очень сложна в реализации, но, если Вы готовы потратить несколько миллионов долларов на новый склад, надо быть абсолютно уверенным, что эти деньги будут работать эффективно. А уверенность возникает только в результате точного расчета.

Вопрос: А что вы можете сказать по поводу окупаемости вложений?

Окупаемость вложений чаще всего оценивают по времени возврата инвестиций. Расчет этого параметра весьма трудоемок, т.к. он зависит как от размера капитальных и эксплуатационных затрат, так и от доходности склада. Если это склад, оказывающий только логистические услуги клиентам, то его доходы легко считаются и, в таком случае, расчет времени возврата инвестиций является стандартной задачей.

Гораздо все сложнее, если склад является подразделением компании. Как определить ту часть общих доходов, полученных компанией, которая возникла как следствие именно улучшением деятельности склада, произошедшей в результате его реконструкции, а не таких факторов, как, например, резкое повышение качества работы департамента маркетинга или же счастливо сложившуюся конъюнктуру на рынке?

Решить эту задачу можно с использованием экономико-математических имитационных моделей, которые из-за их сложности и высокой стоимости разработки используются весьма редко. Чаще же всего, в качестве доли доходов предприятия, относимых к деятельности склада, принимают экономию расходов и исключение потерь, которые наступают при реализации инвестиционной программы. Эти статьи экономии называют "экономообразующие факторы".

Эти факторы можно разделить на базовые, являющиеся следствием принятых условий, и прочие, зависящие от базовых. В свою очередь, прочие факторы можно разделить на факторы прямой (Hard ROI) и косвенной (Soft ROI) экономии.

К базовым факторам можно отнести:

1. Повышение точности учета динамики расходимости каждого товара за Счет анализа спроса, обеспечиваемого современной системой управления складом, работающей в режиме реального времени и использующей радиоканалы для обмена данными между рабочими склад и его головным компьютером.
2. Оптимизацию нормативов товарных запасов с учетом условий внешней логистики предприятия.
3. Повышение уровня гарантий покрытия спроса за счет учета неравномерности спроса при расчете нормативов товарных запасов.
4. Полное устранение возможности появления ошибок при выполнении любой операции технологического процесса - от приемки товара до его отгрузки - за счет появления контроля за каждой исполняемой операцией со стороны системы управления технологией склада,.
5. Оптимизация размеров складского комплекса за счет хранения точно обоснованного количества товаров по каждой позиции номенклатуры и использования различных по объему мест хранения.
6. Создание технологии обработки грузопотоков в реальном времени под полным контролем компьютерной системы управления.
7. Ведение т.н. партионного учета товаров по дате прихода или же по дате истечения срока годности

На основе сформулированных основных (базовых ) экономообразующих факторов можно построить систему факторов прямой экономии (Hard ROI), которые можно подсчитать в явном виде :

Снижение капитальных затрат на строительство нового склада или же снижение стоимости хранения товаров при реконструкции старого склада:

Уменьшение потребных площадей и объемов зон хранения и обработки грузопотока при проектировании здания с учетом [5]

• Увеличение плотности хранения при реконструкции существующего здания с учетом [5] и, следовательно, снижение стоимости хранения единицы товара
• Снижение стоимости товарных запасов как следствие [2, 3]
• Уменьшение потребных оборотных средств
• Уменьшение %% по кредиту
• Уменьшение затрат на страхование
• Уменьшение потерь от списания товаров с истекшим сроком годности как Следствие [7]

Снижение себестоимости обработки товаропотока за счет:

• Оптимизации количества людей и техники на складе при их оптимальной загрузке как следствие [5, 6]
• Уменьшения суммарной дистанции перемещения товаров за счет раскладки с учетом спроса на них как следствие оперативного АВС-анализа [1]
• Отсутствие ошибок при реализации каждой операции технологического процесса как следствие [4] и отсутствие затрат на их исправление.

Экономия эксплуатационных расходов:

• Снижение потребности в энергоресурсах как следствие [4, 5]
• Устранение необходимости в дополнительном труде по проведению внеплановых инвентаризаций и устранению ошибок технологических операций как следствие [4]
• Снижение расходов по транспортировке как следствие [4]
• Оптимальная загрузка механизмов и людей как следствие [4, 5,6]

Так же можно привести систему факторов косвенной экономии (Soft ROI). Их денежный эквивалент трудно подсчитать, но нельзя недооценивать их влияние на общую экономику предприятия:

Приобретение новых покупателей и удержание старых за счет:

• Повышения гарантий удовлетворения спроса как следствие [2, 3]
• Уменьшения времени выполнения и доставки заказа как следствие [6]
• Отсутствия пересортицы и ошибок в заказе как следствие [4, 6]
• Расширение рынка сбыта как следствие роста конкурентноспособности.
• Влияние "нового" склада на осуществление реинжиниринга всего предприятия в целом.

Последний фактор появляется как следствие процесса проектирования склада, требующего внимательного анализа системы управления предприятия в целом. При этом вновь возникающие возможности информационных технологий на складе дают толчок для изменений в офисе фирмы.

Конечно, выше приведены только основные экономообразующие факторы. К тому же, размеры статьи и обобщенность изложения не дают возможности провести конкретные расчеты. Общая статистика расчетов периода ROI на Западе показывает, что они находятся в диапазонах от 4, 6 до 24, 30 месяцев в зависимости от типа предприятия и отрасли.

Приведем в качестве примера оценку экономии потерь от устранения ошибки в подборе заказа на дистрибутивном складе. Такая ошибка, выявленная на стадии контроля качества подбора заказов, приводит к необходимости возврата ошибочно подобранных товаров на места хранения и открытия срочного заказа на подбор и передачу на комплектацию недостающих товаров. Если же ошибка проскочила стадию контроля и заказ попал к покупателю, то добавятся еще расходы на транспортировку; повторное оприходование и размещение возвращаемого товара; потери из-за задержек платежей и, возможно, уплаты штрафов. Средняя цена такой ошибки по опыту западных компаний может быть оценена от $30 до $180. Учитывая соотношение уровней бизнеса "у нас" и "там", оценим такую ошибку в $60.

Пусть в день на складе подбирается 200 заказов. Примем вероятность появления ошибки такого уровня в 2,5% от общего числа заказов, что является вполне оптимистичным прогнозом. Это дает 5 ошибок в день. На их устранение будет потрачено $300. Считая работу склада пятидневной для 52 недель в год, имеем:
300 * 5 * 52 = $78 000

Эта сумма должна быть покрыта из прибыли предприятия. Принимая среднюю рентабельность дистрибутивного центра за 10%, можно легко подсчитать, что этой фирме придется увеличить объем продаж на $780 000 только для того, чтобы скомпенсировать эту группу ошибок. И это еще без учета косвенных потерь от возможного ухода покупателей к конкурентам. Читатель легко может пересчитать эту ситуацию для своих условий.

Приведенный качественный анализ не является законченной методикой расчета сроков окупаемости инвестиций в современные складские технологии. Однако, он позволяет в каждом конкретном случае выбрать наиболее существенные факторы и провести оценку уровня экономии средств и предотвращения потерь. А от этого остается один шаг до расчета периода окупаемости инвестиций и, следовательно, принятия решения по заданным в вопросам.