Автоматизация складов: размер важнее содержания

При внедрении ИТ-решения, автоматизирующего товарный учет и управление складскими запасами, конкретная сфера деятельности предприятия зачастую отходит на второй план. Основным же критерием выбора оптимальных технологий выступает обычно размер компании-заказчика.

Размер имеет значение

Политика руководства в области организации товарного учета определяется рядом факторов, среди которых, в первую очередь, - характеристики самой продукции, предлагаемой потребителям. Специфика учета запасов и управления товаром находится в прямой зависимости от ее потребительских свойств. Приходится принимать во внимание и срок годности, и наличие изменяющихся параметров (например, массы может зависеть от влажности), и стандартные размеры или индивидуальность комплектации, и технологичность производства или изготовление на заказ, и различия между сериям или партиям одного наименования товара.

Кроме того, при принятии решения о выпуске или закупке нового вида продукции необходимо принимать во внимание ряд факторов, которые определяются окружением компании. К подобным вопросам относятся, в частности, ситуация на рынке продуктов-аналогов и законодательные нормы, обязательные для организации товарного учета конкретного вида продукции. К подобным факторам можно отнести, например, необходимость обязательного лицензирования складов, обеспечение дополнительной сертификации производства и продукции, размер и порядок расчета импортных и экспортных таможенных пошлин и т.п.

Каждая компания в той или иной мере принимает во внимание перечисленные выше особенности, поскольку одной из основных задач неизбежно является ориентация на потребителей и синхронизация с их нуждами производства и закупок товаров. В торговле сырьем и готовой продукцией все фирмы можно условно разделить в соответствии с масштабом их деятельности. Самые крупные - транснациональные корпорации (ТНК). Для этой весовой категории основной задачей в управлении запасами является стратегическое планирование и оптимизация цепочек поставок между территориально удаленными подразделениями, выполняющими различные функции: добычу, производство, складирование.

Для средних дистрибуторских компаний, работающих, как правило, на внутреннем рынке, ключевой задачей является ориентация бизнеса на потребности местных и региональных торговых оптово-розничных клиентов. Это, с одной стороны, предъявляет жесткие требования по постоянному поддержанию страховых запасов на определенном уровне, достаточном для удовлетворения возможных сиюминутных заказов. Однако, с другой стороны, для дистрибуторской компании крайне невыгодно держать на складе большие запасы продукции, поскольку при этом ухудшаются показатели оборачиваемости и снижается эффективность использования площадей.

Управление запасами сырья и готовой продукции представляет собой сложную задачу для крупных и средних торговых и производственных предприятий. Определение точного уровня необходимых резервных (страховых) запасов зависит от трех факторов:

• возможного колебания сроков восстановления уровня запасов;
• колебания спроса на соответствующие товары на протяжении срока реализации заказов;
• осуществляемой данной компанией стратегии обслуживания клиентов.

Для разрешения вопроса об оптимальном уровне страховых запасов и увеличения эффективности управления складским хозяйством в компаниях внедряются различные автоматизированные системы. Зачастую такие решения позволяют оптимизировать не только процесс управления запасами и производством, но и предприятием в целом. Развитием концепций автоматизированного управления занимается американская некоммерческая организация APICS (American Production and Inventory Control Society). Она объединяет производителей (заказчиков), консультантов и разработчиков программного обеспечения.

Технологии автоматизации

Отдельные модули информационной системы предприятия могут выполнять функции прогнозирования спроса. Исходными данными выступают статистика за предыдущий отчетный период, размещенные заказы и заключенные на данный момент договоры на поставку. При этом одной из основных задач систем прогнозирования спроса является анализ неудовлетворенного спроса. Неудовлетворенный спрос неразрывно связан не только с процедурами резервирования товаров на складе в соответствии с заявками, полученными от покупателей, но и с такими вопросами, как ценообразование, организация взаимодействия с поставщиками и субподрядчиками, оптимизация транспортных схем, планирование финансовых потоков и бюджетирование.

Нельзя рассматривать оптимизацию управления запасами сырья и готовой продукции только как локальную складскую задачу. Задача склада сводится к своевременному и качественному обслуживанию клиентов, в некоторых случаях - выписке необходимых первичных документов, обеспечению сохранности товаров и контролю соответствия реальных позиций, имеющихся в наличии, информации в системе управленческого учета (проведение инвентаризаций, контроль сроков годности, штрих-кодов, маркировка и т.п.).

Говоря об автоматизации процессов в оптовых и розничных торговых компаниях, можно выделить различные особенности в учете, связанные с основными принципами управления предприятиями различных сфер деятельности.

Крупные оптовые компании стараются достичь долгосрочной стабильности на рынке, зачастую предлагая своим ключевым клиентам - региональным дистрибуторам и розничным торговым точкам - учет их индивидуальных особенностей. Компании-оптовики, как правило, реализуют товары через менеджеров и торговых представителей. Направленность на долгие партнерские отношения, повышение качества обслуживания клиентов, улучшение сервиса - залог успеха многих компаний. Однако эти факторы, определяющие эффективность бизнеса, предъявляют дополнительные требования к информационной инфраструктуре предприятия.

Крупные иностранные торговые компании - владельцы супермаркетов и торговых центров, работающие по всему миру по единым корпоративным стандартам и правилам, - предъявляют подобные требования и к российским партнерам, выпуская различные руководства для работы с поставщиками. Объем изменений, которые в таких случаях российская компания должна внести в свою систему, порой сравним с небольшим проектом по реорганизации или реинжинирингу бизнес-процессов.

С другой стороны, на отечественных предприятиях, работающих на внутреннем рынке, зачастую и вовсе отсутствует понятие "бизнес-процесс". Отчасти это связано с привычками российских менеджеров, отчасти - с попытками создать индивидуальные условия работы с клиентами. Между тем, стандартизировать работу поставщиков - мечта многих разработчиков и "внедренцев" программного обеспечения, однако на практике достичь подобного стандарта можно в редких случаях. В качестве такого примера можно привести ситуацию, когда поставщик в одном из регионов занимает монопольное положение.

Очевидно, что автоматизированная система учета оптовой фирмы должна быть максимально гибкой и настраиваемой, чтобы удовлетворить все пожелания и требования клиентов и максимально упростить работу своих менеджеров по продажам и торговых представителей.

Розничные торговые точки, напротив, лишены подобного диктата "обезличенных" клиентов. Хотя, в супермаркетах и используется система дисконтных карт и накопительных скидок, товары все равно реализуются через единый торговый зал и магазин не связывает себя долгосрочными договорами с покупателями. Нет никакой гарантии, что клиент, обладающий дисконтной картой, будет постоянно покупать товары только в данном супермаркете. Тем более, по сравнению с покупкой оптовой партии товара у дистрибутора, клиент не имеет практически никакой возможности для уторгования цены у продавца розничного магазина.

Конкуренция вынуждает

Необходимо отметить, что в последнее время, российские розничные торговые компании так же, как и их западные коллеги, стараются все жестче диктовать свои условия поставщикам продукции. Это касается, например, включения дополнительных требований о товаре в учетную систему компании-продавца или подготовки индивидуального набора документов. В таком уникальном договоре могут фигурировать коды товаров из учетной системы розничных торговых точек, учет товара у поставщика по сериям и штрихкодам, предоставление поставщиком ценников с оговоренной розничной ценой, управление возвратами товара и т.п. Данная позиция объясняется жесткой конкуренцией между поставщиками товаров массового спроса и физическими ограничениями торговых площадей.

В связи с этими требованиями, многие дистрибуторы вынуждены организовывать на своих складах собственное производство, которое необходимо для выполнения дополнительных операций по маркировке, перефасовке товара в соответствии с требованиями клиентов или государственных органов (например, наличие русского перевода этикеток и документации для импортной продукции). Очевидно, что в данном случае оптовая торговая компания должна расширять свою учетную систему, внедряя модули или системы по автоматизации производственных участков.

В розничных торговых точках, как правило, собственное производство отсутствует или заключается лишь в перефасовке продукции в меньшую упаковку. Данные операции обычно не требуют или требуют незначительных изменений в системах учета.

В автоматизированной системе управления предприятием значительное внимание уделяется оптимизации ценовой политики компании. Оптовик должен обеспечить гибкую систему ценообразования в зависимости от особенностей каждого клиента, истории сотрудничества, объемов продаж и текущего ассортимента. В отличие от этого, в магазинах обычно внедряется единая система цен. Предоставление скидок возможно, но они в первую очередь направлены на стимулирование разовых покупок и на привязку клиентов (рекламные акции, скидки в зависимости от суммы покупки, дисконтные карты, реализация товара с истекающим сроком годности или с ухудшенными характеристиками).

Тонкости инвентаризации

Одна из основ качественного товарного учета, нашедшая широкое применение в автоматизированных системах - это возможность проведения плановой и текущей инвентаризаций. Однако и в этом предприятия различных сфер деятельности имеют различия.

Поскольку живучесть дистрибутора определяется текущей конъюнктурой рынка (спрос, предложение, уровень цен на предлагаемую продукцию), а также развитой системой дистрибуции (наличие розничных торговых точек, согласных покупать и реализовывать данную продукцию), оптовики зачастую стараются увеличить предлагаемый ассортимент продукции. Чем больше предлагаемая номенклатура, тем сложнее и дольше становится процесс проведения инвентаризации. Современные складские модули широко известных ИТ-систем (Oracle E-Business Suite, Oracle JDEdwards EnterpriseOne, SAP R/3, Baan ERP и др.) предлагают различные способы проведения плановых и текущих инвентаризаций, как с помощью радиотерминалов, так и при сохранении старой бумажной технологии.

Ключевое отличие розничных компаний - проведение инвентаризаций и учет товара в торговом зале силами мерчендайзеров и торговых представителей компаний-поставщиков. В данном случае, автоматизация может быть направлена, в первую очередь, на оптимизацию работы данных сотрудников и, опять же, ложится на плечи (включается в бюджет) компании-поставщика продукции. К мерам, повышающим оперативность и качество учета товара в торговых точках, необходимо отнести обеспечение торговых представителей мобильными устройствами, позволяющими на месте заносить информацию о наличии товара в том или ином магазине.

Проводить инвентаризацию каких-либо запасов в магазинах нет смысла, поскольку таких запасов попросту нет или они крайне малы. Быстрая оборачиваемость, поставка товаров малыми партиями - вот основные особенности розничных точек. Правда, в крупных сетях имеются большие распределительные центры, в которых применяются все те же правила внутрискладской работы, как для оптовых компаний.

Автоматизированная система управления крупным складом должна включать в себя следующие основные возможности:

• оптимальное размещение товара с точки зрения "уходимости" (в соответствии с АВС-анализом) и соблюдения условий хранения;
• наличие четкой стратегии набора, пополнения и перемещения складских запасов;
• оптимальное распределение ресурсов внутри склада в течение суток; обеспечение работы с дополнительным оборудованием (радиотерминалы, карусели, конвейеры и т.п.);
• маркировка и идентификация товара;
• проведение контрольных процедур, инвентаризация товарного запаса.

Очевидно, что данный список можно продолжить в зависимости от возможностей той или иной системы управления складом (Warehouse Management System - WMS). Современные WMS системы предлагают большой спектр возможностей для торговых компаний и дистрибуторских центров.

Неразрывная связь

Выводя на рынок новые товары, оптовая компания автоматически сталкивается с необходимостью предоставления различных схем работы с данной продукцией (реализация, консигнация, торговля на комиссии и т.п.). Очевидно, что для каждого варианта необходимо обеспечить корректность выписки и обработки документов в учетной системе. Это еще один фактор, который может привести к увеличению объема необходимых настроек.

Розничным компаниям, как правило, достаточно настроить относительно небольшой объем операций для выписки необходимых документов, связанный с процессом реализации товаров (товарные чеки, кассовые отчеты и т.п.). Однако в случае, когда у компании имеется большое количество поставщиков, документооборот, связанный с обработкой входящего потока, значительно может возрасти. Именно поэтому магазины стараются максимально упростить для себя обработку данного потока, переложив весь труд на плечи поставщиков, устанавливая им жесткие правила работы. Порой, требуя предварительную автоматическую передачу необходимой информации о планируемых поставках (в заданном формате), не говоря уже об ассортименте данного поставщика, реализуемого в магазинах торговой сети.

Необходимо отметить также, что учет товарных запасов неразрывно связан с бухгалтерским и управленческим учетом в компании. Для оптовика характерны сложные схемы расчетов с поставщиками, подрядчиками и клиентами, включающие зачастую внешнеторговые сделки, а также большое количество однородных производственных и торговых участков, нуждающихся в сравнении. Для розничных точек, в силу особенностей ведения бизнеса, подобные проблемы не актуальны, хотя существуют сложности с учетом товаров, имеющих различные ставки налогов (например, НДС) и серийным учетом товаров, полученных от различных поставщиков.

____________________________________________
Евгений Козлов, Специалист по внедрению Oracle WMS (ЗАО "ЦВ Протек") © CNews