Система управления складом. Как ее выбрать и внедрить?

Автор: Александр Степанович Максимовский Директор компании “Inter Bar Code Ltd”

Что такое слон? Это мышь с эффективной системой управления! (шутка умудренного опытом управленца)

Древняя мудрость гласит: «Сколько людей - столько и мнений». Эта истина особенно ярко проявляется во время обсуждения с владельцами складов вопроса о необходимости применения современных автоматизированных систем управления (АСУ). Не могу сказать, что эта необходимость отрицается. Но беда в том, что понимание термина «АСУ Склад» у каждого свое и основывается на его личной практике управления. Сегодня практически каждое предприятие имеет систему управления хозяйственной деятельностью. Её часто называют система «Enterprise resource planning System». Как правило, эти системы «выросли» из бухгалтерских учетных и финансовых систем. Со временем на такую систему «навешиваются» дополнительные функции, в том числе и функции управления складом предприятия, как это произошло, например, с известной системой «1С». В итоге получается система управления, в которой смешиваются функции корпоративного управления с функциями управления технологическими процессами. Но ведь требования к этим функционалам весьма различны! Не вдаваясь глубоко в эти различия, хочу отметить, что топология современных корпоративных сетей у предприятий, имеющих склады, как правило, имеет две разделенные локальные структуры со своими серверами. Одна сеть обслуживает офисную, а другая - систему управления складом. Складскую систему часто обозначают аббревиатурой WMS (Warehouse Management System). Эти системы связаны между собой при помощи промежуточных ( и иногда довольно сложных) программных и технических средств. Специально разрабатываемая логика информационных взаимосвязей обеспечивает своевременный обмен данными; гарантию работоспособности каждой из систем и авторизацию доступа к информации. Надо отметить, что существуют очень мощные системы уровня включающие в себя полный комплект функциональных задач складских технологий и позволяющие построить адресные АСУ склада. Например, SAP R3. Но стоимость таких систем, превышающая несколько сотен тысяч долларов, делает их недоступными для массового потребителя.

При принятии решения об использовании на складе какой-то системы управления крайне важно понять какие типы WMS используются сегодня в практике управления складами и какие проблемы придется решать менеджерам компании при адаптации и внедрении системы. Все дело в том , что возможны несколько принципиально различных технологий управления, каждая из которых имеет свои преимущества и недостатки а именно: Обычная автоматизированная система управления (АСУ), имеющая полный набор функций по всем операциям технологического процесса. Эта система может иметь достаточно развитый экранный интерфейс для общения с менеджером склада или же определенного технологического участка. Однако большая часть управляющих распоряжений операторам выдается в виде бумажного документа. После получения документа оператором и до момента ввода в АСУ подтверждения о выполнении задания, АСУ фактически не имеет связи с выполняемой операцией и не может контролировать ход ее исполнения. Оператор производит все запланированные в документе действия, пользуясь только бумажным документом и завершив эти действия, вводит в АСУ отчет с клавиатуры РС. Такой отчет обычно имеет вид ввода подтверждения об исполнении «Заявки № ....» . Оператор может совершить ошибку (и обязательно совершает их) и эта ошибка проявится только при выявлении пересортицы в комплектовании заказов, при отсутствии паллета на ожидаемом месте или же при инвентаризации склада. Для "отлова" такого рода ошибок обычно разрабатываются различные контрольные бумажные документы, оборот которых замедляет технологический процесс, но не устраняет ошибки. Количество ошибок (их часто называют «дефектами») в АСУ такого типа по мере эксплуатации склада катастрофически растет и, наконец, наступает момент, когда работа затрудняется настолько, что склад приходится останавливать на внеплановую инвентаризацию, или же производить инвентаризацию «на ходу». В таких системах приходится либо мириться с браком и потерями в работе, либо терять значительное время на проведение внеплановых инвентаризаций. Эти системы не в состоянии обеспечивать современный динамичный бизнес оперативной информацией; в них очень трудно управлять процессами и отдельными операциями и т.д. и т.п. Можно сформулировать массу недостатков таких систем, но лучше коротко сказать, что они безнадежно устарели и при внедрении имеют только одно преимущество – низкие цены.

АСУ с адресным хранением и применением технологий автоматической идентификации. Путем идентификации при помощи штриховых кодов всех объектов и субъектов, участвующих в технологическом процессе, удается детализировать технологический процесс до тривиальных операций типа : «Подойди к ячейке №: и возьми 8 пачек товара с кодом № :.». Эти данные об операциях загружаются в специальные портативные компьютерные терминалы, снабженные лазерными считывателями штриховых кодов. Имеющаяся в терминалах программа и хорошо развитые экранные меню позволяют жестко запрограммировать работу каждого оператора и контролировать буквально каждый его шаг, предотвращая возможные ошибки. Такая система требует физического контакта терминала с сетевым компьютером через специальное коммутационно - зарядное устройство и называется OFF LINE системой. При работе с такой системой оператор после каждой операции ( например - после завершения сборки заказа) должен подойти к некоторому месту, где установлен этот коммутатор для сброса отчета о проделанной операции и получения задания на следующую. Это отнимает время и силы ( водителю кара придется за смену много раз спуститься с кара и, затем, подняться на него). Кроме того, на время выполнения оператором задания АСУ теряет связь с процессом. При возникновении во время выполнения технологической операции каких либо сбоев или же нештатных ситуаций оказывается, что очень трудно их разрешить, т.к. у оператора нет прямого интерфейса с АСУ. Приходится заранее планировать все возможные сбои, что перегружает программу и усложняет ее эксплуатацию. На складе приходится устанавливать дополнительное количество коммутаторов и вести прокладку кабельной сети, что увеличивает затраты. АСУ с адресным хранением и использованием радиочастотных каналов обмена данными между центральным компьютером АСУ и всеми терминалами. Такая система называется ON LINE и позволяет выполнять операции технологического процесса и контроль за правильностью их реализации в реальном масштабе времени. Это значит, что любая технологическая операция выполняется по элементарным шагам под непосредственным управлением головного компьютера. Это управление осуществляется через радиочастотные каналы связи, создаваемые при помощи специальной сотовой сети из приемопередающих устройств, создаваемой на предприятии. Такая сеть строится по стандарту IEEE 802.11 и имеет очень высокую пропускную способность. Сегодня это 11 Мбит/сек, а в ближайшем будущем - уже 55 Мбит /сек! Используется диапазон 2,4 - 2,485 ГГц, что снимает практически все вопросы с помехами от промышленных электроустройств.

Во время выполнения любых действий операторы перемещаются по территории предприятия и все время находятся в контакте с АСУ и менеджерами технологических участков. Этот контакт поддерживается при помощи находящегося у них мобильного радиочастотного портативного компьютерного терминала с лазерным сканером ШК и достаточно большим экраном. Оператор получает все команды через этот экран и, в свою очередь, может посылать свои сообщения системе или же менеджеру. Это наиболее эффективно работающая система, т.к. позволяет очень гибко управлять процессом, используя объединенные ресурсы HOST - компьютера и портативного терминала на каждой элементарной операции и не позволяя оператору совершить ошибку.

Современная АСУ с адресным хранением принципиально меняет не только технические средства - прежде всего меняется философия системы управления! Ведь склад всегда воспринимался как «черный ящик», в который из офиса предприятия поступал листок с заказом. Затем по складу бегали товароведы и грузчики и, наконец, на рампе отгрузки появлялся подобранный заказ. Куда они там бегают, зависит от их знания что - где лежит. Если заказ подобран неправильно, то это станет известно после получения претензии от покупателя. Такая претензия становится фактически <обратной связью> для данного заказа, но она поступила слишком поздно, чтобы принять оперативное решение об исправлении ошибок! При совершении ошибки почти невозможно найти виновного. Время и качество выполнения заданий зависти от опыта товароведа. К сожалению, эта категория сотрудников в такой ситуации имеет все рычаги нажима на руководство. И часто этим пользуются для решения различных вопросов с выгодным для них результатом. Можно кратко назвать это «Системой с коллективной Безответственностью».

При использовании современных адресных АСУ функции управления складом сосредотачиваются в руках нескольких менеджеров системы, непрерывно находящихся за экранами компьютеров, формирующих задания для операторов и отслеживающих ход их выполнения во времени. Эти менеджеры видят и знают о техпроцессе абсолютно все с точностью до каждой операции каждого задания! От их квалификации и знания технологий склада и бизнеса предприятия зависит все! Эти люди являются мозгом системы. Обычно для склада необходимо от 2-х до 5-7 менеджеров такого уровня. Конечно, к ним предъявляются высокие требования и стоят они недешево. Зато операторы и грузчики фактически превращаются в некотором смысле в «биороботов». Им теперь не нужно помнить <где - что> лежит. Не нужно принимать самостоятельных решений во время выполнения операций. Более того, они, следуя шаг за шагом командам на экране портативного компьютерного терминала, которым они вооружены, просто не могут совершить ошибки. Если они делают неправильно текущую операцию задания, то система не выдаст следующую команду, пока предыдущая не выполнена правильно. Конечно, это правильно с точностью до желания этих людей добросовестно выполнять свои обязанности. Если же они хотят навредить «любимому» предприятию, то это уже называется терроризмом и должны включаться другие методы контроля. У такой системы эти методы есть. Дело в том, что КАЖДАЯ операция подтверждается считыванием какого- то штрихового кода при помощи мобильного терминала. При этом в головном компьютере запоминается каждый шаг работы каждого оператора. Это позволяет даже через месяц восстановить картинку и найти виновного в терроризме.

Такая информация используется и для нормирования рабочего времени и установления разрядов и коэффициентов трудового участия операторам. Ведь система запоминает время выполнения каждой операции и нет ничего проще, чем, статистически обработав эти данные, получить средние времена по каждой операции «вообще» и в частности по каждому человеку.

Итак, Вы выбрали систему, отвечающую вашим потребностям и возможностям. Дело осталось за малым - ее надо поставить на складе и запустить. Из собственного опыта хочу посоветовать отнестись к этому процессу предельно серьезно! Вы создаете систему для себя и она должна работать надежно! Не надо пытаться переложить бремя внедрения на поставщика системы. Ведь эксплуатировать систему будете вы, а не он. Поставщик может только научить ваших людей работать на ней.

Есть выверенный опытом набор шагов, который должен выполняться неукоснительно. Прежде всего надо создать команду внедрения. В эту команду надо включить не менее двух человек, которые в дальнейшем будут работать менеджерами системы управления. Необходимо подключить системного администратора от которого будет в дальнейшем зависеть надежная работа техники системы и локальной компьютерной сети склада. Во внедрении должен участвовать логистик предприятия, отвечающий за технологию склада. И, наконец, в эту команду должен входить специалист, работающий с информацией о товарах. Создав команду, надо начинать строить здание новой системы. Прежде всего надо провести обследование технологии склада и разработать ТЗ на внедрение выбранной системы. Любая АСУ имеет ограничения заложенной в нее технологии. Надо либо приспособить технологию вашего склада к этим ограничениям, либо провести доработку (кастомизацию) купленной АСУ, хотя лучше этого не делать - будут резко затянуты сроки внедрения и придется дополнительно платить. На основании ТЗ уже можно готовить спецификации на требуемый набор модулей ПО и на необходимое оборудование для эксплуатации АСУ и заказывать это оборудование.

Итак, фундамент процесса внедрения построен. Можно начинать процесс внедрения по шагам.

В заключение хочу дать несколько советов:

• По возможности не экономьте на стоимости системы и оборудования. Больше капитальные затраты - меньше эксплуатационные
• Внедрение системы адресного хранения - это реинжинирнг склада, а иногда и всего предприятия. Этот процесс опасно проводить по частям.
• Постарайтесь не заниматься кастомизацией приобретаемого АСУ без крайней необходимости. Лучше «подогнать» технологию и документооборот предприятия под набор имеющихся функций в АСУ.
• Создавая команду внедрения, внимательно приглядитесь к своим людям. Сможете ли вы найти среди них креативных специалистов, способных к развитию? Если да, то отправьте их на обучение. Если нет, то, может быть, лучше пригласить новых менеджеров со стороны? Запомните - успех всегда зависит от людей.
• Наберитесь терпения! Как известно, «гладко было на бумаге, но забыли про овраги ....»